ABDRI organiza workshop para discutir Gestão Documental – Aspectos Teóricos e Práticos

Evento reuniu Oficiais e profissionais do Registro de Imóveis

A Academia Brasileira de Direito Registral Imobiliário (ABDRI), com apoio da Associação dos Registradores Imobiliários de São Paulo (ARISP), e da Universidade do Registro de Imóveis (UNIREGISTRAL), realizou em 11 de novembro, o workshop “Gestão Documental no Registro de Imóveis – Aspectos Teóricos e Práticos”, no Hotel Pergamon em São Paulo, para tratar do processo de Preservação e Arquivo de Documentos, com abordagem teórica e procedimentos práticos relativos a gestão dos documentos.

A abertura foi apresentada pelo presidente da ABDRI e 5º Oficial de Registro de Imóveis da capital, Sérgio Jacomino. O registrador fez uma prévia falando da importância desse encontro, ressaltando a classificação dos documentos de Registro de Imóveis, no que tange preponderantemente os aspectos jurídicos da realidade de trabalho documental nos Cartórios de Imóveis.

O desembargador do Tribunal de Justiça de São Paulo e coordenador cientifico da ABDRI, Ricardo Henry Marques Dip, fez sua pronuncia falando do “Conceito de documento”, e rendeu homenagem para o autor Francesco Carnelutti, eminente jurista italiano e exponencial pensador na área documental, enfático nos questionamentos relacionados ao documento, e a atribuição que se dá entre o homem e o documento.

O desembargador do TJSP apresentou seus apontamentos e reflexões acerca do tema. “Há um fundamento teórico importantíssimo, que projeta muitas luzes sobre esse processo de gerenciamento de documento. Não se trata, portanto, de um problema meramente técnico; e sim uma tarefa técnica, incumbida, para resolver um problema teórico, que na verdade é grave”.

Flauzilino Araujo dos Santos, presidente da ARISP e 1º Oficial de Registro de Imóveis da capital, falou da sua experiência advinda do Registro de Imóveis da Comarca de Teodoro Sampaio e do grande acervo que atualmente resguarda no seu cartório, na capital paulista.

Santos falou da migração para o Documento Eletrônico, sendo este um momento propicio para se discutir o tema. “É preciso aprofundar neste tema, já que é da gestão que vem a confiabilidade, a sobrevivência da atividade e a segurança dos registros públicos no Registro de Imóveis”, saudando efusivamente este encontro.

A palestrante, Paola Rodrigues Bittencourt, mestre em Gestão de Documentos e Arquivos pela Universidade Federal do Rio de Janeiro, servidora do Arquivo Nacional e Arquivista da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos desde 2006, deu as boas-vindas aos participantes que vieram de diversos estados do país.

Paola começou falando da questão histórica, passando pela seleção de documentos do arquivo desde a sua origem, a começar por sua organização, preservação e acesso. Paola diz que “quem usa mais o documento é quem o produziu”, portanto, discutir o investimento no tratamento desses arquivos é imprescindível, atentando-se à preservação e organicidade em relação aos demais documentos produzidos.

Para Paola “a potencialização de uso contidos nos arquivos, podem ser usados de diversas maneiras e formas”.

O arquivo foi o primeiro ponto abordado em sua apresentação:

Desde o início, passando por sua produção, o documento gera uma necessidade de destinação. A partir do código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo, é possível desenvolver a implantação de um sistema informatizado de gestão arquivista de documentos. A grande ressalva é que muitos não possuem conhecimento do procedimento do código de classificação”.

Classificar documentos em arquivos…

Porque? Quando? O que? Como?

A classificação permite compreender o contexto em que os documentos foram gerados. Pela classificação, o arquivo – o todo – divide-se em uma estrutura hierárquica definida pelas funções e atividades desenvolvidas pelo seu organismo produtor, o que permite o desenvolvimento de todas as demais funções arquivísticas; garante o controle dos documentos; e permite o efetivo acesso a informação.

Dúvidas sobre o conteúdo a ser digitalizado foi um dos pontos mais comentados, entre eles, o que digitalizar, e como manter a qualidade desses documentos. Paola afirma que digitalizar todos os documentos em alta resolução deixará o custo para a serventia muito elevado. Sempre em observância às Normas regidas pelo CNJ/CGJSP.

O presidente da ARISP tocou no cerne da questão, afirmando que “O ponto principal é que estamos num momento de transição do processo físico para o digital. Deve haver uma inteligência nessa transformação, para que não tenhamos bilhões de arquivos sem uma busca eficaz”; e finalizou “É preciso saber transformar o arquivo em papel para o digital, saber como arquivar o arquivo digital e ter mecanismos de busca para a localização desses arquivos”.

Outra dificuldade apontada é a gestão de documentos. Foi lembrado que é preciso se antever às técnicas de processos que governam as atividades desses arquivos correntes e intermediários, capazes de controlar e racionalizar desde o começo da produção (antes de sua emissão) até a destinação final dos documentos, afim de ajudar os profissionais a organizarem o seu arquivo. O pinga fogo encerrou as atividades com as principais abordagens e dúvidas que surgiram durante o workshop. O pinga fogo encerrou as atividades com as principais abordagens e dúvidas que surgiram durante o workshop.

Dentre os presentes estiveram Daniel Lago, Secretário Geral da ABDRI e Oficial do Registro de Imóveis da Comarca de Taboão da Serra – SP; Joelcio Escobar, Diretor de TI da ARISP e Registrador do 8º Oficial de Registro de Imóveis da capital; Ademar Fioranelli, Registrador do 7º Oficial de Registro de Imóveis da capital; George Takeda, diretor tesoureiro da ARISP e Registrador do 3º Oficial de Registro de Imóveis da capital; e Patricia Ferraz, Oficiala do Registro de Imóveis, Títulos de Documentos e Civil de Pessoa Jurídica de Diadema.

Provimento 50 de 28 de setembro de 2015 do CNJ

DICOGE 1.2 – Capital – Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo
Processo nº 2012/131428 / Parecer nº 496/2012-E
Subseção V – Da Gestão de Dados e Documentos Eletrônicos

2 Respostas

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  1. Adriana Unger
    nov 22, 2015 - 03:22 PM

    Parabenizo a ABDRI e todos os envolvidos na realização do Workshop de Gestão Documental. Os conceitos que foram discutidos são de fundamental importância para balizar as práticas da gestão documental, especialmente durante a etapa de transição para o registro imobiliário eletrônico.

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  2. Marcio Teschima
    nov 23, 2015 - 03:12 PM

    Excelente tema de discussão e de preocupação. É iminente falarmos do nato digital e pensar muitas vezes em processos paperless, buscando na teoria e nas recomendações as melhores formas de se tratar essa questão, hoje na maioria dos casos, trataremos do paperless em 3 estágios, explico:
    Estágio 1 – manutenção dos documentos existentes em suporte papel, como trasladá-los com o mesmo nível de valor probante e com a correta eficácia para que possamos eliminar o físico;
    Estágio 2 – manutenção sistêmica para os processos trasladados ou já digitalizados que já tornam nossos processos Less Paper com uma flexibilidade e nível de confiabilidade ímpar;
    Estágio 3 – aí sim paperless e com processos totalmente automatizados e eletrônicos, com maior controle, escalabilidade e segurança, além é claro podendo custar muitas vezes menos que o processo em seu formato físico devido aos custos da manutenção do papel e da logística envolvida nos mesmos.

    O tema é essencial para toda a cadeia de serviços dos registradores e dos usuários de seus serviços.

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