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Cartório de Registro de Imóveis de Taubaté foi um dos ganhadores do prêmio PQTA 2017

O Cartório de Registro de Imóveis de Taubaté foi um dos ganhadores do prêmio PQTA 2017.

Confira uma entrevista exclusiva que a TV Registradores realizou com a Registradora Paola de Castro Ribeiro Macedo.

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1-      O que mudou no cartório para que fossem incluídos no prêmio?

Todo nosso projeto de qualidade foi pensado, desde o início do ano, em atingir 4 objetivos: a Certificação ISO 9001/2015, Certificação NBR 15.906, Declaração de Conformidade com o Programa 5S e Prémio PQTA/2017.

Recebemos auditorias da ABNT de Certificação ISO, NBR e 5S em junho e conseguimos a certificação sem nenhuma “não conformidade”.

Na preparação para as certificações, nosso primeiro grande desafio foi a implementação do programa 5S, pois envolveu uma mudança completa de mentalidade de todos os funcionários para nos adequarmos aos cinco sensos, a saber: Utilização, Organização, Limpeza, Saúde e Disciplina. A partir deste programa implementamos regras concretas para organização de armários, arquivos e mesas, padronização de pastas, etiquetas e caixas de arquivo. Regras de padronização de apresentação pessoal além do uso do uniforme. Além disso, estabelecemos inspeções mensais para verificação do cumprimento destas regras, com indicadores demonstrando sua efetividade.

O segundo passo foi o descarte de muito material e papéis, aplicando o senso Seiri (Utilização). Revisamos toda a Serventia para determinar o que poderia ser encaminhado para reciclagem e ao museu municipal, o que nos permitiu projetar uma ampla e confortável área de convivência para os funcionários.

Todos nossos livros de transcrições tiveram suas capas trocadas e identificadas de forma padronizada, e destes os danificados receberam restauração, perfazendo um total de 213 livros revitalizados.

Nosso Comitê Socioambiental também ganhou mais destaque com a realização de um amplo cronograma de campanhas, tais como: combate ao tabagismo, outubro rosa, novembro azul, campanha de arrecadação de alimentos para instituições assistenciais somando 2,5 toneladas de alimentos e campanha de natal envolvendo os funcionários na entrega de presentes e brincadeiras.

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Funcionários do RI Taubaté

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A questão ambiental também foi tratada com carinho, com a realização de ações de distribuição de sementes aos usuários; plantio pelos funcionários na Serventia de sementes de árvores nativas, instalação de coletor de água de ar condicionado, lâmpadas econômicas, torneiras automáticas para economia de água e sensores nos banheiros para economia de energia.

Com relação à gestão da qualidade, revisamos os processos e fluxogramas de trabalho, elaboramos novos manuais de procedimento, criamos maneiras de monitorar a satisfação dos usuários e os tempos de execução de serviços, de forma a proporcionar uma melhora no atendimento. Com relação à gestão de pessoas, criamos rotinas para feedbacks positivos e negativos, critérios fixos para avaliação anual, plano de carreira, implementamos o clima organizacional para saber as necessidades dos funcionários, palestras motivacionais, treinamentos em forma de cronograma para melhor capacitação e implementamos dois novos benefícios, ginástica funcional duas vezes na semana e manicure.

Após as certificações, implementamos o Sistema de Compliance, requisito do PQTA/2017, que tem como parâmetro a Lei Anticorrupção, e por finalidade aumentar a confiabilidade e a transparência de nossos serviços.

Recebemos o auditor da Apcer, para verificação dos requisitos do PQTA em setembro. Em novembro, fomos à Fortaleza receber, com muita alegria, o Prêmio Diamante, com 99% de requisitos preenchidos.

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2-      Acessibilidade à edificações, mobiliário, espaços e equipamentos urbanos, vocês têm fotos de como era e como ficou? No que isso é importante para o cartório, funcionário e usuário?

A estrutura física da Serventia também passou por grandes modificações para atendermos todos os requisitos legais.

Com relação à acessibilidade, instalamos corrimão duplo de aço inox na entrada e no banheiro destinado ao público e reformamos as rampas de acesso para atender precisamente o ângulo necessário. Quanto à iluminação dos ambientes, fizemos a troca do forro da recepção e de outras salas para atingir a medição de iluminação em “LUX” necessária, bem como fizemos a troca de luminárias e lâmpadas em quase todas as salas, tornando também os ambientes ainda mais agradáveis.

Os móveis já atendiam todos os requisitos ergonômicos, porém efetivamos a compra de novos móveis e computadores, pois fizemos uma reformulação também das salas, inaugurando então uma sala de treinamento e uma sala exclusiva para telefonista e intimação.

Apesar da não obrigatoriedade, fizemos como medida de segurança uma revisão completa de todo o sistema elétrico da Serventia, com aterramento elétrico em volta de toda unidade, com fim de evitar descargas elétricas danosas aos nossos funcionários e equipamentos.

Conforto térmico, segurança com placas de rotas de fuga e extintores, foram revisados, pois já eram uma prática de nossa rotina.

Tudo com certeza trouxe ainda mais segurança física e conforto tanto aos usuários quanto aos funcionários.

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Espaço de convivência dos funcionários

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3-      ISO 9001:2015 (Gestão de qualidade), como foi para implantar as normas no cartório? Foi difícil?

A implementação dos requisitos da ISO 9001:2015 foi realizada conjuntamente com as demais certificações. Todos os documentos elaborados precisavam externar a política e o coração da Serventia, para que tudo pudesse ser efetivamente utilizado em nosso dia a dia.

Elaboramos diversos manuais, para atendimento, procedimentos, inspeções, organização e tudo mais.

Nosso setor de TI elaborou tabelas e indicadores para acompanharmos o desempenho de cada setor e também de cada funcionário, com relação a produtividade, erros, satisfação no atendimento, tempo de espera na fila, etc.

Foram meses de preparação e dedicação, para que tudo estivesse orquestrado de maneira adequada. Fizemos todo o empenho para que os requisitos fossem atendidos com a nossa marca, ou seja, com os nossos valores. Foi um trabalho minucioso, que exigiu muita dedicação, mas valeu a pena. Queríamos que o processo realmente significasse um salto de qualidade. Sentimos, hoje, que temos uma Serventia muito melhor do que tínhamos o ano passado. E as mudanças são percebidas diariamente por nossos usuários, com constantes elogios. Nossos funcionários têm orgulho de fazer parte da equipe. Sou muito grata pelos funcionários que temos, pela cidade que estamos, pela comunidade de Taubaté e Redenção da Serra e por nossas conquistas.

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Premiação diamante do PQTA 2017

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Auditoria ISO 9001/2015

 

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  1. Bruno Vinicius Garcia Cardoso
    jan 23, 2018 - 02:06 PM

    Parabéns a oficiala pelo belo trabalho que vem sendo realizado. Sou escrevente do 1º Registro de Imóveis e Anexos de Mogi das Cruzes, e acompanho o trabalho da oficiala pelo canal registradores. Por falar nisso, ansioso pelo dia em que sairá o episódio do “minha história” com a Paola de Castro Ribeiro Macedo!!!

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