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Entrevista: Dra. Adriana Aparecida Perondi Lopes Marangoni

Entrevista:  Dra. Adriana Aparecida Perondi Lopes Marangoni 

Qual o principal desafio do Registrador ao assumir uma delegação?

O Registrador na essência é um operador do direito, mas ao assumir a serventia deve rapidamente se especializar em tarefas administrativas. São três as responsabilidades administrativas que o Registrador deve estar constantemente alerta interferindo de maneira incisiva e contínua:

a) Cabe ao registrador administrar as instalações do Serviço Registral, de maneira que esta seja adequada para o volume de pessoas que a frequenta, e segura tanto para pessoas como para os livros e papéis que estão sob sua responsabilidade. As instalações do Serviço Registral devem também atender as medidas de segurança do trabalho, garantindo aos funcionários um ambiente salubre. O Registrador pensar em um projeto de disposição de móveis e estações de trabalhos que contribuam para a produtividade e agilidade nos processos internos.

b) A escolha da aquisição de equipamentos de hardware e software é o nosso maior desafio econômico e tecnológico. Hoje ainda não possuímos regramentos ou requisitos básicos de softwares, como também não nos organizamos de maneira institucional para diminuirmos nossos custos na aquisição de hardwares. Então, as decisões de como organizar a Serventia neste aspecto é solitária de cada Oficial e a maioria das vezes de um custo alto, não conseguindo agregar o valor necessário.

c) Por último a mais complexa das tarefas é contratar, treinar e dar apoio contínuo ao quadro de colaboradores. O quadro de colaboradores de um Serviço Registral é composto por pessoas de diversas capacidades que exercem diferentes funções com diferentes níveis de responsabilidade. Cada colaborador deve conhecer a fundo a função que exerce e ter uma boa noção do trabalho de todo o grupo, bem como conhecer a finalidade do Serviço Registral. O Oficial deve garantir que desde o pessoal de limpeza, segurança, telefonia, departamento de TI, auxiliares e escreventes, conheçam a importância da guarda e conservação dos livros e dos arquivos eletrônicos. Todos dentro da Serventia devem entender que prestam um serviço público e que devem auxiliar os usuários do serviço, dentro do limite da legalidade, a solucionar seus problemas.

Os escreventes têm que ter autonomia de decisão para que o serviço flua dinamicamente, mas ao mesmo tempo tem que atingir o resultado dentro dos limites dispostos pelo Oficial dentro de cada processo.

Quais as maiores dificuldades do dia a dia do Registrador?

Todo administrador, quer público ou privado, sempre se depara com grandes desafios para superar. No caso específico dos Tabeliães e Registradores os desafios começam automaticamente com a outorga da delegação.

Os serviços extrajudiciais contam com uma estrutura complexa e burocrática, e é preciso rapidamente uma reestruturação completa, desde sua organização estrutural, do pessoal, e principalmente da organização dos processos de produção das nossas atividades. Além disso, em outros assuntos, temos que criar sistemas e processos para suportar o aumento de demanda, com eficiência e otimização.

Além das dificuldades estruturais, o Oficial tem desafios pontuais que merecem atenção redobrada:

1) Os diversos prazos a cumprir de maneira a atender as necessidades da sociedade e do poder público, que exigem de nós cada vez mais agilidade, acreditando que será possível um dia que a nossa publicidade seja instantânea. Para cumprirmos nosso papel, necessitamos investirmos em tecnologia e celeridade de procedimentos, mas não é só isso, para alcançarmos este nível de agilidade, com a devida segurança, o nosso maior desafio é transformar o passado, transformando tudo o que foi produzido durante décadas em papel, em um banco de dados. Alguns acham que a contratação em massa de digitadores ou de empresas que prestam este serviço solucionaria o problema. Minha opinião a este respeito é que este momento de transformação é delicado e exige mão de obra especializada com a fiscalização direta do responsável pelo serviço, o Oficial.

2) Ainda no tema “tempo”, temos que estar atualizados em matéria de tecnologia e nos preparar para atender as exigências das próximas gerações. Para termos a certeza que ainda estamos muito aquém do que devemos atingir, basta olharmos para nossos filhos com seus “tablets” nas mãos e refletirmos o que eles vão sentir no futuro se tiverem que ir até um local físico com diversos papéis nas mãos para adquirirem seu direito de propriedade. Com isso, entendo que nossos esforços devem ser redobrados com relação a preparação de novas interações tecnológicas, para que nossas soluções, não sejam criticadas ou até mesmo rejeitadas pelas próximas gerações.

3) A uniformização de procedimentos não é uma matéria simples para ser tratada entre os profissionais do direito, mas para atingirmos segurança em um percentual aceitável, é necessário que tenhamos procedimentos pré-determinados que devem ser seguidos por todos os colaboradores e fiscalizados constantemente pelo Oficial. Principalmente em Cartórios com um número elevado de funcionários devemos manter entre os colaboradores  uma uniformidade de pensamento, mas com uma evolução e revisão contínua.

4) O relacionamento com o usuário do serviço é um ponto sensível que deve ser tratado de forma adequada. Devemos buscar um comprometimento por parte do Serviço Registral e seus colaboradores, um  envolvimento, um  engajamento na busca de sistemas eficazes que realmente satisfaçam o interesse do usuário e do poder público, buscando desempenhar suas funções de forma célere e segura. Em todos os casos os usuários devem ser tratados de forma individual, mostrando que o Registro de Imóveis não trata com descaso as dificuldades particulares dos usuários, tendo como foco único e exclusivo o título objeto do registro ou da devolução.

5) Por último não chamo de dificuldade, mas de desafio, termos de acompanhar, estudar, entender e aplicar novas leis e normas com tanta frequência e, em determinadas ocasiões, de maneira instantânea. Algumas situações que envolvam exclusivamente estudo e mudança de entendimento quanto a uma Lei, Norma ou decisão, não traz um grande impacto, mas em algumas oportunidades o nosso desafio vai muito além de interpretação e aplicação, pois envolve total mudança de procedimento, aplicação de recursos e treinamento de pessoal.

O exercício da atividade registral exige do Registrador inúmeras habilidades de gestão administrativa-operacional. Quais as principais tarefas administrativas desenvolvidas pela senhora dentro da serventia?

Numa visão macro, entendo que o Oficial, apesar de ser responsável por tudo que diz respeito ao funcionamento da Serventia, deve buscar prioritariamente a eficiência, pois é uma exigência da nova tendência mundial o atendimento dos interesses coletivos de forma rápida e com resultados efetivos. Devemos sempre, antes planejar para produzir soluções que nos auxilie a executar nossas funções de forma eficaz e com mais efetividade, fazendo uso de novas técnicas, tecnologias e principalmente novos hábitos e métodos de trabalho.

Em razão desta visão macro procuro, na parte administrativa, exercer pessoalmente as seguintes funções:

Uniformização dos procedimentos;

Avaliação de desempenho produtivo e intelectual dos funcionários;

Zelar pela segurança do acervo físico e digital;

Identificar pontos de fragilidade para possíveis erros, desenvolvendo métodos para minimizá-los;

Produzir regras de arquivo e indexação de documentos físicos e dados produzidos pelo cartório, para que estes possam ser utilizados no futuro mesmo dentro de novas tecnologias;

Deixar claro e previamente as regras do serviço, regras estas que não devem ser rígidas e fixas, mas sim, revisadas e nunca ir além das exigências legais mínimas, que visem a segurança jurídica

Resumindo: Pensar, organizar, colocar em prática e testar estratégias para alcançar a produção desejada, preservando a segurança jurídica necessária.

A senhora acredita que o uso de ferramentas eletrônicas possa auxiliar o trabalho do Registrador? De que modo?

Sem dúvida as ferramentas eletrônicas modificaram o modo de pensar e agir da humanidade. No ambiente das serventias extrajudiciais, elas vêm de forma paulatina, promovendo a celeridade da prestação dos serviços registrais, dando ferramentas para cadastro e busca de dados que de outra forma não seriam localizados.

Temos ainda a nossa disposição recursos tecnológicos seguros e homologados para o trânsito de documentos eletrônicos, onde podemos fazer a recepção, o registro, a guarda e o compartilhamento de documentos eletrônicos, com segurança.

Podemos fornecer ao Poder Judiciário, Administração Pública e ao público em geral, com maior celeridade e segurança, os dados da qual somos responsáveis pela guarda.

Na minha opinião as ferramentas que estão a nossa disposição ainda estão sendo subutilizadas, por isso a sensação em algumas pessoas que as novas ferramentas atrapalham o serviço em geral.

Acredito que com o passar do tempo, com o maior conhecimento da tecnologia e com os ajustes necessários, iremos alcançar um nível de conforto e de aceitação trazendo a convergência na opinião favorável de todos os Oficiais.

Qual o papel das Centrais Estaduais do Registro Eletrônico, segundo o Provimento 47/2015 do CNJ? Quais os reflexos para o usuário do serviço?

Entendo que a existência de uma Central se justifica pela união de esforços intelectuais, tecnológicos e financeiros, para responder de maneira rápida e eficiente os anseios da sociedade atual.

Os reflexos para o usuário do serviço, atualmente entendo ser: Desburocratização dos serviços registrais em virtude de sua padronização e uniformização de procedimentos;  Acessibilidade em decorrência da prestação do serviço online, dispensando atendimento presencial; Economia em decorrência de desonerar custos operacionais de deslocamentos e tempo; Agilidade devido a prontidão no atendimento; Alto nível de segurança e integridade devido aplicação de recursos computacionais de monitoramento, proteção e backup.

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