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Workshop: A Gestão Documental no Registro de Imóveis – Aspectos Teóricos e Práticos

O workshop de Gestão Documental no Registro de Imóveis – Aspectos Teóricos e Práticos, realizado pela Academia Brasileira de Direito Registral Imobiliária (ABDRI) e a Universidade do Registro de Imóveis (UNIREGISTRAL), apresentou em novembro do ano passado, procedimentos para esclarecer e trazer soluções sobre o processo arquivístico no ambiente cartorário.

Mostrou ainda modelos organizacionais e a necessidade de apresentar aos Cartórios de Registro de Imóveis, a preservação e a destinação dos documentos visando praticidade e economia, prevendo durante o encontro, discutir as Leis regulamentares do CNJ e do CGJ-SP (Provimento nº 50, de 28 de setembro de 2015).

BREVE HISTÓRICO

O aparecimento dos arquivos se dá com o surgimento da escrita. Os primeiros indícios de arquivamento foram registrados na Síria e no Império Romano (27 a.C – 500 d.C), e já contava com um sistema público de arquivos que espelhavam a complexidade da administração descentralizada do Império. No período da Revolução Francesa (1898), surge a disciplina arquivista que é o modelo que se tem no Brasil até os dias de hoje.

PARA QUE SERVEM OS ARQUIVOS E AS FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS?

Arquivos são memória, prova, informação, pesquisa e comunicação. O ato de se arquivar significa investimento, organização, classificação, preservação e acesso. Investir no tratamento dos arquivos significa que tudo está organizado, e a gestão dos recursos financeiros materiais e humanos se torna melhor, com mais agilidade e menor custo.

Além disso, resulta na construção da memória institucional. Por preservação não se entende somente o fato de se ter a segurança de um documento registrado ou preservado, mas sim também preservar a relação que um documento tem com o outro.

Classificar: é o processo de identificar similaridades e diferenças, é inerente ao ser humano que sente a necessidade de organizar, agrupar e qualificar um elemento para melhor se estruturar. A classificação, que ocorre no momento da produção, está ligada à avaliação do documento e do arquivo, e é o ponto de partida que garante o controle e o acesso ao conteúdo dos documentos.

Para se ter a compreensão em que o documento foi gerado, é preciso antes, entender a divisão de uma estrutura hierárquica, já que o documento passa por essa classificação. Quem produz, como produz e para onde será destinado o arquivo, partindo de uma função geral para uma mais específica.

O QUE FAZER COM OS DOCUMENTOS? ONDE GUARDAR? COMO GUARDAR? POR QUANTO TEMPO GUARDAR? E O QUE É PRECISO GUARDAR?

Um arquivo é um conjunto de documentos que contém as informações de uma Instituição.  Portanto, é necessário existir uma política que permita que o trabalho aconteça e se concretize. O tratamento arquivístico deve ser feito por mais de uma pessoa, e nunca apenas por uma, isoladamente.

Na era da informatização é preciso desenvolver instrumentos para fazer a digitalização. De acordo com a Lei, é preciso guardar o documento original de um documento público, já que a prova autêntica deste documento será o documento original.

É preciso atentar-se à resolução e à qualidade no momento da digitalização. Ter o documento em alta resolução poderá ocupar muito espaço de um computador e deixar esses recursos mais pesados.

Atualmente não existe uma política institucional que defina como serão os procedimentos internos de um Cartório. Digitalizar um documento em baixa resolução (desde que seja visual e o conteúdo possa ser lido) será o meio mais funcional para utilizar os recursos e os espaços disponíveis.

O tratamento arquivístico passa pelo início, produção, eliminação, destinação e guarda permanente. E o arquivo de uma instituição começa no momento desta produção. Dedicar alguns minutos nessa etapa diariamente, e dar o devido investimento num arquivo, é essencial para a organização e o futuro da memória da instituição.

Assista trechos da gravação realizada durante o Workshop de Gestão Documental no Registro de Imóveis, com  Paola Rodrigues Bittencourt.

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